Kürzere Bearbeitungszeiten dank Digitalisierung

Das Studierendenwerk Darmstadt treibt die Digitalisierung weiter voran und setzt zunehmend auf durchgehend digitale Arbeitsprozesse. Nunmehr wurde der Bereich der Studienfinanzierung so aufgestellt, dass Papierdokumente gar nicht erst in den Umlauf kommen. Hierf?r wurde die entsprechende Posteingangsstelle mit KODAK Scanner und Erfassungsl?sung ausgestattet. Gerade bei BAf?G-Antr?gen, die noch analog eingereicht werden, reduziert sich so die Bearbeitungszeit enorm.

Das Studierendenwerk in Darmstadt ist eine von insgesamt 57 Institutionen in Deutschland, das unter anderem f?r die Bearbeitung von BAf?G-Antr?gen verantwortlich zeichnet. Zurzeit sind die rund 285 Besch?ftigten des Studierendenwerks zust?ndig f?r mehr als 42.500 Studierende und bearbeiten u. a. pro Jahr an die 6.200 BAf?G-Antr?ge.

Planung und Vorbereitung schaffen Akzeptanz
Die Aufgabenstellung war klar – der Posteingang soll digitalisiert werden. Was einfach klingt, ben?tigt nicht nur ein Konzept f?r den Scanvorgang selbst, sondern die nachgelagerten Prozesse m?ssen klar definiert und strukturiert werden.

Die Ausstattung der Poststelle
Die Vorgaben an Hard- und Software waren vielf?ltig: einfache Nutzung und hohe Produktivit?t, reibungslose Verarbeitung von diversen Dokumenten im Stapel, automatische Trennung w?hrend des Scannens, TR-Resiscan konformer Scanprozess sowie nahtlose Integration der Dateien und Daten ins Fachverfahren, mit dem BAf?G-Antr?ge bearbeitet werden.

Die Wahl fiel auf den KODAK S3000 Scanner und die Erfassungssoftware KODAK Capture Pro.
Der Scanner ?berzeugte durch seine exzellente Stapelverarbeitung. Dar?ber hinaus liefert die integrierte Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie stets beste Bildqualit?t auch bei schwierigen Vorlagen. Die hervorragende Bildqualit?t sorgt f?r hohe Genauigkeit bei der optischen Zeichenerkennung (OCR). F?r optimalen Datenschutz werden die Bilddateien lediglich auf einem tempor?ren Speicher im Scanner abgelegt und sp?testens beim Ausschalten gel?scht.

KODAK Capture Pro ist eine hoch entwickelte Erfassungsl?sung, die Prozesse zuverl?ssig automatisiert. Hierf?r lassen sich Scanjobs vordefinieren, so dass sich wiederkehrende Routineaufgaben, auch mit mehrstufigen Anforderungen wie Dateiformat, Aufl?sung und Zielordner, ganz einfach per Klick erledigen lassen. Sie bietet zudem die M?glichkeiten der Klassifizierung, Extrahierung und Validierung der digitalisierten Formulare sowie die Weiterleitung und Integration in nachfolgende Systeme. Ma?geblich f?r die Entscheidung war auch, dass das Zusammenspiel der KODAK-Komponenten den Scanprozess TR-Resiscan konform abbilden kann.

Die Digitalisierung der Poststelle soll entlasten, nicht belasten
Die Verantwortlichen des Studierendenwerk Darmstadt haben den Scanprozess akribisch geplant, um von Anfang an eine hohe Produktivit?t und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Damit die Eingangspost im Stapel verarbeitet werden kann, kommen QR-Codes zur Trennung der Dokumente zum Einsatz. Darin sind die entsprechenden Informationen enthalten und der Typ erscheint auch im Dateinamen.

Dank KODAK Capture Pro wird der gescannte Stapel ?bersichtlich am Monitor angezeigt. Im Anschluss werden die Dateien in einem Scanordner zwischengespeichert, ehe sie automatisch dem jeweiligen Vorgang zum Beispiel im BAFSYS zugeordnet werden. BAFSYS ist ein modernes Softwareverfahren, mit dem BAf?G- und AFBG-Antr?ge schnell und komfortabel bearbeitet werden k?nnen. Es umfasst den kompletten Prozess von der Online-Beantragung ?ber die Bearbeitung und die elektronische Aktenf?hrung bis hin zur Bescheidung und Auszahlung. Dort sind die Dateien in nur wenigen Minuten abrufbereit und mit einer entsprechenden Aufgabe versehen. So stehen alle n?tigen Dokumente f?r die digitale Bearbeitung zur Verf?gung. Nachdem der Scanvorgang abgeschlossen ist, werden die Originale entsprechend ihren Aufbewahrungsfristen archiviert bzw. im Anschluss vernichtet.

Die wesentlichen Vorteile
Ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung des Posteingangs ist die Zeitersparnis, auch die Suche nach Dokumenten erfolgt nun in Sekundenschnelle. Dar?ber hinaus gestaltet sich die Vertretung von abwesenden Mitarbeitenden sowie das Arbeiten im Homeoffice einfacher, da s?mtlicher Posteingang zu den einzelnen Aufgaben im System gef?hrt wird. Zwar ben?tigt auch das Scannen der Eingangspost Zeit, doch durch die Zeitersparnis in der Nachbearbeitung ist der gesamte Prozess wesentlich effizienter und transparenter.

Weitere Infos unter: www.alarisworld.com

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