Digitalisierung von Wartungsarbeiten: So helfen Smartphone und App

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Prüfung, Instandhaltung, Reparatur: Moderne IT-Tools helfen dabei, zeitaufwendige Wartungsarbeiten digital und schnell zu steuern

Ob bei der Funktionsfähigkeit der sanitären Anlagen oder der Reparatur defekter Heizungen: Objekt-Manager im Unternehmen stellt es täglich vor Herausforderungen, die Gebäudetechnik tadellos in Betrieb zu halten. Eine wichtige Aufgabe für Qualitäts-Manager und technisches Personal. Mit der Digitalisierung von Wartungsarbeiten können diese Prozesse schneller und effizienter gestaltet werden. Moderne IT hilft dabei, alle Aufgaben im Blick zu behalten, zuverlässig abzuarbeiten und Probleme schnell zu beseitigen.

1. Anforderungskataloge und Checklisten erleichtern den Ablauf wichtiger Prozesse
Der erste Schritt, um alle Pflichten, die sich bei Wartungsarbeiten in der Gebäudetechnik ergeben, im Griff zu behalten, ist das Erstellen eines Anforderungskatalogs und einer entsprechenden Checkliste. Alle Aufgaben, von der Wartung der Heizungsanlage bis zum regelmäßigen Check der Klimaanlage, können hier mit Zielvorgaben festgelegt werden. Aus dem Anforderungskatalog lässt sich mit Hilfe von Checklisten ein Überblick herstellen, wo, wann und wie oft eine Aufgabe ausgeführt und kontrolliert werden muss: Soll der Ölfilter der Heizung quartalsweise gewechselt werden oder hat die Erfahrung gezeigt, dass drei Mal im Jahr ausreichen? Wann wurde der Brenner das letzte Mal gereinigt und wann ist die nächste Reinigung fällig? Auch die Zuordnung dieser Aufgaben zu Mitarbeitern oder externen Dienstleistern kann im Anforderungskatalog direkt festgelegt werden.

Eine entsprechende Planung für die Arbeitsorganisation kann beispielsweise folgende Kategorien enthalten:
Bezeichnung der Maßnahme
Beschreibung der einzelnen Tätigkeit
Einteilung des Bereichs innerhalb des gesamten Facility Managements
Sollwerte
Kriterien
Infotyp
Sortierung
Zuteilung von Objekt-Handbuch, Qualitäts-Kontrollen, Raumnutzung, Arbeitsmittel, Mitarbeiter und Bereichsleiter

Durch eine kluge und sorgfältige Einrichtung von Checklisten erleichtern sich Objekt-Manager die Arbeit dann, wenn es darauf ankommt: Sind für die Wartungsarbeiten alle Geräte und Maschinen einsatzfähig, also beispielsweise auch Bohrmaschinen oder Motorsägen, die beim Einbau neuer Elemente für die sanitären Anlagen benötigt werden? Sind Verbrauchsmittel wie Handschuhe oder Reiniger noch vorrätig oder müssen sie bestellt werden? Sind alle sicherheitsrelevanten Aspekte wie Schließ- und Zutrittsverwaltung oder die Übergabe von Schlüsseln an Handwerker geklärt? Alle wichtigen Prüfpunkte sollten vorab kategorisiert und mit Sollwerten gewichtet werden. Somit können sie zu Beginn der Wartungsarbeiten sofort geprüft und abgehakt werden.

2. Per Knopfdruck zum digitalen Überblick über Wartungsarbeiten im Gebäude
Bei Softwarelösungen wie dem im technischen Facility Management beliebten e-QSS erhalten Objekt-Manager und technische Leiter per Knopfdruck einen kompletten Überblick über den Status der Vorgänge in allen Gebäudenso wie ein Pilot im Cockpit seines Flugzeugs. Ist das als defekt gemeldet WC wieder repariert, wird diese Information sofort vermerkt und steht allen Entscheidern im Facility Management zur Verfügung. Darüber hinaus werden alle weiteren Prozesse im Gebäude digitalisiert im Blick behalten, die die Wartungsarbeiten direkt oder indirekt beeinflussen können: Beispielsweise, wenn der Sicherheitsdienst mit seiner Arbeit begonnen hat oder im Winter der Schnee auf den Fußwegen vor dem Gebäude geräumt ist. In einem nächsten Schritt können Auftragstickets vergeben und deren Status überprüft werden: Wird bei der Wartung einer defekten Heizungsanlage entdeckt, dass eine Außenbeleuchtung ausgefallen ist, kann der Techniker sofort die zuständige Stelle informierenund diese hakt das Ticket als erledigt ab, sobald wieder alles funktioniert. Per Foto kann das erfolgreich bearbeitete Auftrags-Ticket mit einem entsprechenden Beleg ergänzt und im System hinterlegt werden. Auch betriebswirtschaftlich relevante Kennzahlen wie der Qualitätsverlauf oder die Zeiterfassung wichtiger Maßnahmen können hierüber gesteuert werden.

3. Maßnahmen planen, aufeinander abstimmen und verwalten
Mit einer Maßnahmenverwaltung können Facility Manager außerdem einem Auftragsticket mehrere Maßnahmenschritte zuordnen. Muss eine Heizung nicht nur routinemäßig gewartet werden, sondern soll an der gleichen Anlage auch ein technisches Problem gelöst werden, können die einzelnen Maßnahmen sinnvoll aufeinander abgestimmt und den jeweiligen Verantwortlichen zugeordnet werden.
Mit Hilfe von QR-Codes kann der Workflow des Facility Managements erheblich verbessert und beschleunigt werden, wodurch Aufträge oder Reklamationen schnell und einfach ausgelöst werden: Funktioniert das defekte WC im Bürotrakt trotz sorgfältiger Wartung und Reparatur plötzlich doch wieder nicht, kann dies sofort mittels QR-Code und Smartphone an das Facility Management gemeldet werden. Eine ideale Voraussetzung, um kontinuierliche Verbesserungsprozesse im Unternehmen umzusetzen und dem Kunden ein gutes Gefühl in Sachen Sicherheit und Sauberkeit zu geben.

4. Vernetzung zwischen Facility Management und anderen betrieblichen Bereichen
Nicht nur die alltäglichen Arbeitsprozesse werden schneller und effizienter. Auch eine enge Verzahnung zwischen den digitalisierten Wartungsarbeiten, dem gesamten Facility-Management und anderen betrieblichen Bereichen wird ohne großen Aufwand durch die digitale Kommunikation möglich. So kann beispielsweise der Controller im Unternehmen schnell auf die entsprechenden Kennzahlen aus dem Gebäude-Management zugreifen und gegebenenfalls Stellen für Optimierungspotenziale identifizieren.

Gleiches gilt für die Koordinierung und Überprüfung externer Dienstleister, die digitalisiert schnell und einfach durchgeführt wird. Beauftragte Handwerker geben entlang der vorher festgelegten Anforderungskataloge und Checklisten alle relevanten Informationen in ihr Smartphone oder Tablet ein. Und schon stehen dem Verantwortlichen an zentraler Stelle online sämtliche Daten zur Verfügung. Die ständige Transparenz über alle Abläufe sorgt somit dafür, dass die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister reibungslos und vertrauensvoll abläuft.

Über die Autoren:
Eva und Oswald Neumann führen die Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH in Steingaden.

Keywords:Digitalisierung

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